V resnici gre za navadno tremo

Obstaja še en način, kako začeti delo – izmislite si nek gib, gesto ali majhen ritual, ki ga opravite vsakič, tik preden se lotite dela. To je lahko tlesk s prsti, plosk z dlanmi, pokanje členkov, morda vaš moto, ki ga izrečete na glas, globok vdih itn., pač nekaj, kar bo postalo vaš zaščitni znak pred začetkom dela. Vaši možgani se bodo navadili na povezavo med to gesto in začetkom dela, kar jim bo omogočilo, da hitreje preklopijo na »delovni način«.

Med prokrastinatorji najdemo tudi take, ki preprosto morajo občutiti pritisk, da opravijo svoje delo. To v bistvu pomeni, da jih motivirajo roki. Bližje kot je rok (npr.: za oddajo poročila), večji je pritisk, ki ga občutijo, in bolj so motivirani za delo. To pa je tudi razlog za njihovo odlašanje z delom do zadnjega trenutka. Za takšne posameznike je smiselno, da si sami postavijo rok (pa naj gre za datum ali uro), do kdaj mora biti delo opravljeno, ali pa se zanj dogovorijo s sodelavci in nadrejenimi, če so sami nedosledni.

Kadar vas čaka kopica dela, ki od vas zahteva zbranost, vas pa nenehno motijo vrvež v pisarni, sodelavci s svojimi vprašanji, telefonski klici in poplava elektronskih sporočil, si lahko pomagate z različnimi metodami ali s kombinacijo več prijemov. Hrup in trušč lahko nekoliko ublažite z ušesnimi čepki ali poslušanjem glasbe za delo, učenje in zbranost prek slušalk. Za tiste najobčutljivejše priporočamo slušalke za odpravljanje hrupa. To ne pomeni, da boste v polni pisarni ali učilnici naenkrat v tišini, bo pa hrup veliko manj občuten in moteč.

Če težko ostanete zbrani, delajte v intervalih (po 45 ali 90 minut, odvisno od posameznika), po vsakem pa si vzemite nekaj odmora (po 45-minutnem intervalu 5–10 minut, po 90-minutnem pa 15–20 minut). Sami presodite, katera kombinacija je za vas najučinkovitejša. Če vas nekatere stvari hitro z(a)motijo, denimo telefon, ga za čas, ko morate biti zbrani, utišajte in pospravite v predal. Intervali po 90 minut so še posebej priporočljivi za deloholike, ki potem ko se zatopijo v delo, pozabijo na vse – vključno z odmori za stranišče, malico itn. Pri izjemno nabito polnem urniku je čas za odmor lahko ključnega pomena.Spočiti boste namreč lažje opravljali miselno najzahtevnejše naloge. Kadar se znajdete na točki, ko se vaš miselni proces ustavi, in ne veste, kako nadaljevati, je zagotovo čas za odmor – vaši možgani ga namreč nujno potrebujejo.

Katera prednostna naloga je najpomembnejša?

Kadar pa je nabito poln urnik posledica napačnega razporejanja dela prezahtevnega nadrejenega, je čas za pogovor. Če menite, da vam nalagajo preveč dela, ki ga ne zmorete opraviti, ne glede na to, kako dobro ste organizirani in koliko dodatnih nadur opravite, morate o tem spregovoriti. Najprej povprašajte sodelavce, ali se tudi oni počutijo podobno kot vi. Potem pa na osnovi dejstev in ustvarjalnih predlogov, kako razrešiti ta (neljub) položaj, pristopite do nadrejenega in mu zaupajte svoje okoliščine. Če so vaše pritožbe utemeljene na osnovi dejstev, svojemu (pre)zahtevnemu nadrejenemu pa hkrati ponudite samoiniciativno rešitev problema (denimo kako bi lahko delo v podjetju nekoliko drugače prerazporedili ali organizirali, da ne bi zastajalo in se nabiralo, vi pa bi se hkrati uspeli razbremeniti), običajno ta pristane na ponujeno rešitev.

Kadar je dialog s prezahtevnim šefom nemogoč (pri tem imamo v mislih oba spola, op. a.), se osredotočite izključno na naloge, ki veljajo za prednostne. Če so prednostne vse ali večina nalog, stopite do šefa, mu pojasnite, da imate čas samo za eno od njih, in ga vprašajte, katera je najpomembnejša. Ko se šef odloči, se posvetite tej nalogi, vse ostalo je drugotnega pomena. Izogibajte se dejavnostim, pri katerih niste učinkoviti in ki vam misli preusmerjajo stran od vaše prednostne naloge.

Posadite virtualno drevo

Mnoge pri delu največkrat moti ali ovira telefon, pa naj bo to zaradi nenehnega zvonjenja ali pa zato, ker se mu enostavno me morejo upreti. Za tiste, ki ste naravnost zasvojeni s telefonom in se mu ne morete upreti, je na voljo aplikacija, s katero posadite virtualno drevo. Preden ga posadite, nastavite uro ali štoparico (npr. 30 minut), drevo pa ta čas raste. Če medtem denimo preverite svoj profil na Instagramu, ubijete drevo. Tako vsaj 30 minut ostanete motivirani za delo.

Če vam telefon zaradi narave dela nenehno zvoni, pa je priporočljivo, da v času, ko morate biti osredotočeni in brez motenj, svoj telefon nastavite na način letenja. Ko končate, ga lahko znova preklopite na običajen način in vrnete nujne neodgovorjene klice.

Za konec pa lahko naredite še nekaj, kar vam bo pomagalo sprostiti urnik – izogibajte se nepotrebnim dejavnostim! Ne prevzemajte nase dodatnega dela ali v prevodu: če nekaj ni brezpogojna prednostna naloga, vi pa imate nabito poln urnik, se vsem nenujnim dejavnostim izognite. V nasprotnem primeru boste svoj urnik še dodatno obremenili, sebi pa naložili dodaten stres.